CAO-OutlookSync - Tool zum Synchronisieren der CAO-Termine mit Outlook
Wer Microsoft Outlook einsetzt, möchte evtl. seine Termine, welche er in CAO-Faktura eingepflegt hat, mit Outlook synchronisieren. Das Ganze kann man nun mittels CAO-eigener Export-Funktion zusammenbasteln, oder mit meinem Tool CAO-OutlookSync erledigen.
Inhaltsverzeichnis
Haftungsausschluss[Bearbeiten]
Hinweis: für etwaigen Datenverlust, Schäden etc. übernehme ich ausdrücklich keinerlei Haftung! Das Programm ist kostenlos, ich gebe keinen Support, sondern stelle hier lediglich ein selbst programmiertes Tool zur Verfügung, da ich selbst Fan von solch kleinen, praktischen Programmen bin und hier meinen Beitrag leisten möchte :-)
Installation[Bearbeiten]
Die Installation ist einfach:
- CAO-OutlookSync herunterladen
- Den Inhalt ins CAO-Faktura Programm-Verzeichnis entpacken
- Fertig
Programmstart: grafische Oberfläche[Bearbeiten]
Die grafische Oberfläche ist sehr simpel gehalten und bedarf keiner großen Erklärung. Lediglich das Häkchen Outlook automatisch schließen sei kurz erwähnt: wenn der Haken gesetzt wird, wird Outlook im Anschluss nach dem Sync wieder geschlossen. Im Fall von Outlook 2010 passiert das eventuell erst dann, wenn auch CAO-OutlookSync beendet wird (kein Bug, ein Feature?) - woran das liegt konnte ich nicht nachvollziehen.
Drückt man auf den Button Termine von CAO-Faktura nach Outlook synchronisieren, wird Outlook - falls nocht nicht geschehen - gestartet und alle Termine von CAO-Faktura nach Outlook synchronisiert. Bitte beachte den Punkt Besonderheiten.
Programmstart: Aufruf mit Parameter[Bearbeiten]
Natürlich kann man das Programm CAO-OutlookSync auch so starten, dass es den Sync automatisch ausführt und dann wieder endet. So kann man z. B. einen "Geplanten Task" bzw. den "Aufgabenplaner" (unter Windows 7) bemühen, in regelmäßigen Zeitabständen automatisch den Kalender von CAO-Faktura nach Outlook zu synchronisieren. Die Parameter:
- /silent: dürfte klar sein. Wird dieser Parameter der EXE-Datei mitgegeben, startet die grafische Oberfläche nicht, der Sync wird ohne Eingreifen des Users ausgeführt
- /outlookclose: dieser Parameter veranlasst das automatische Schließen von Outlook nach Programmende
Bitte beachte die Besonderheiten
Besonderheiten[Bearbeiten]
Unterstützte Outlook-Versionen[Bearbeiten]
Ganz wichtig zu beachten ist, dass mindestens Outlook 2003 am Client installiert sein muss. Ich habe die Software unter Windows Vista 32 Bit und Outlook 2007 sowie in der Konstellation Windows 7 64 Bit und Outlook 2010 (32 Bit Version) ausprobiert - funktionierte tadellos.
An meiner Vista-Maschine und mit Outlook 2007 hatte ich anfangs Probleme: es trat immer wieder eine Fehlermeldung auf, sowie ich die Synchronisation starten wollte (irgendwas mit "Klasse nicht registriert"). Zunächst vermutete ich einen Programmierfehler, es stellte sich aber heraus, dass tatsächlich irgendeine DLL bei der Installation von Office 2007 nicht sauber registriert wurde. Abhilfe: Office komplett deinstallieren (nicht reparieren!) und neu aufspielen - dann klappte es.
Sync von CAO-Faktura nach Outlook, nicht umgekehrt![Bearbeiten]
Auch wichtig zu wissen: das Programm synchronisiert nur von CAO-Faktura nach Outlook, nicht umgekehrt! Primär war für mich wichtig, dass ich die in CAO-Faktura eingepflegten Termine auch in Outlook habe, da ich mein Smartphone mit Outlook synce und so automatisch auch die Termine von CAO-Faktura drauf habe :-) So kann die Sekretärin die Termine in CAO-Faktura einpflegen, ich installiere auf meinem Rechner CAO-OutlookSync und habe die von ihr eingepflegten Termine auch in meinem Outlook + Smartphone. Der umgekehrte Weg macht für mich keinen Sinn, eher im Gegenteil: gerne pflege ich in Outlook auch mal Termine ein, die keinen was angehen und daher nichts in CAO-Faktura verloren haben (CAO-Faktura = geschäftlich, Outlook = geschäftlich und privat).
CAO-Faktura gelöschte Termine synchronisieren nicht[Bearbeiten]
Das geht schlicht weg nicht: CAO-Faktura und Outlook halten sich nicht gegenseitig synchron (siehe oben). Wird also ein Termin in CAO-Faktura gelöscht, bleibt er in Outlook trotzdem erhalten! ABER: wird für einen Termin Notiz oder Benachrichtigungszeit geändert, wird dies schon berücksichtigt. Lediglich verschobene oder gelöschte Termine werden nicht mit Outlook abgeglichen.
Kategorie "CAO-Faktura"[Bearbeiten]
Wichtig zu wissen: ich weiße den nach Outlook synchronisierten Terminen die Kategorie CAO-Faktura zu. Um in CAO-Faktura gelöschte Termine auch in Outlook zu entfernen, kann man hergehen und alle Kalendereinträge in Outlook, die der Kategorie CAO-Faktura angehören, löschen. Beim nächsten Sync werden dann jene Termine übertragen, die aktuell in CAO-Faktura vorhanden sind.
Problem mit mehreren Outlook-Profilen[Bearbeiten]
Bekanntlicherweise kann man ja in Outlook mehrere Profile einrichte und den Haken setzen, dass beim Start von Outlook das entsprechende Profil auszuwählen ist (findet man in der Systemsteuerung unter "E-Mail" bzw. "Mail"). Damit CAO-OutlookSync tadellos funktioniert, MUSS unbedingt diese Option deaktiviert und ein fixes Profil zum Starten eingestellt werden. Zwar frägt CAO-OutlookSync sonst beim Starten der Synchronisation nach, welches Profil geladen werden soll. Will man den Sync aber automatisieren, hat man das Problem, dass bei jedem Mal das Profil ausgewählt werden muss.
Alternativ kann Outlook auch "manuell" vom Benutzer gestartet und das entsprechende Profil ausgewählt werden - dann funktioniert CAO-OutlookSync auch mit mehreren Profilen. Wichtig zu wissen ist nur, dass das Tool immer in den Kalender synchronisiert, dessen Profil geladen ist.
Automatisches Beenden von Outlook[Bearbeiten]
Wer die entsprechende Option aktiviert hat (siehe oben), muss damit rechnen, dass sein "per Hand geöffnetes Outlook" beim Setzen des Parameters nach dem Sync geschlossen wird. Dies nur als Info am Rande :-)
Aufgabenplaner / Geplanter Task[Bearbeiten]
Dank dem /silent-Schalter kann CAO-OutlookSync automatisiert gestartet werden. WICHTIG beim Einrichten des Tasks:
- Bei Beim Ausführen der Aufgabe folgendes Benutzerkonto verwenden muss unbedingt der User hinterlegt sein, dessen Outlook-Kalender aktualisiert werden soll - klar, oder?
- Auch sollte die Option Nur ausführen, wenn der Benutzer angemeldet ist gesetzt sein - ebenfalls klar, oder?
- Stelle sicher, dass du den Schalter /silent verwendest, da sonst irgendwann unzählige CAO-OutlookSync.exe-Prozesse laufen und deine Kiste langsam wird - noch immer klar, oder?
- Für mehrere hundert Kalender-Einträge kann das Ganze schon mal etwas länger dauern. Also bitte den Trigger so konfigurieren, dass der Sync vielleicht nur alle 10, 15 Minuten ausgeführt wird und nicht unbedingt jede Minute
Bewerte CAO-OutlookSync[Bearbeiten]
Versionsprotokoll[Bearbeiten]
Version 1.0.0.1[Bearbeiten]
Erster Release, relativ zuverlässig getestet :-)
